Reference

Vodovody a kanalizace Vyškov, a. s.


Implementace:
09/2003 – 12/2003

Počet zaměstnanců:
143

Počet uživatelů:
30

„QI bych zcela jistě doporučil firmám nejen z oboru vodovodů a kanalizací. Naše letité zkušenosti nás, doufám, opravňují k takovému závěru a doporučení.“

Ing. Zdeněk Procházka, LL.M., ekonomický náměstek společnosti

Vodovody a kanalizace Vyškov patří ke středně velkým vodohospodářským firmám. Společnost spravuje přibližně 623 kilometrů vodovodních i 305 kilometrů kanalizačních sítí, 12 čistíren odpadních vod a 5 úpraven vod.

Cíle projektu

  • Sjednocení všech agend: Nahradit původní nepropojené aplikace komplexním systémem, který prováže data v rámci celé společnosti.
  • Snížení nákladů: Dosáhnout finančních i časových úspor, především v oblasti vodohospodářství, prodeje a nákupu, skladů a mzdové agendy.
  • Dlouhodobost: Implementovat software, který bude vyhovovat i budoucím požadavkům při dalším rozvoji firmy.

Stejně jako jiné podniky z branže vodovodů a kanalizacíse i společnost VaK Vyškov musela v devadesátých letech vypořádat s rostoucími nároky na řízení ekonomicko-obchodních procesů. Postupně vznikající požadavky nejprve řešila nákupem aplikací od několika dodavatelů. Různé informační systémy však nebyly propojeny, neumožňovaly průběžné sledování hospodaření a kladly zbytečně vysoké nároky na obsluhu. Proto se v roce 2003 vedení společnosti rozhodlo pro jediné komplexní řešení – První elastický informační systém QI.

Již při výběrovém řízení byla hlavní výhodou QI široká škála jeho modulů. VaK Vyškov předpokládal, že se bude i v budoucnosti rozšiřovat a bude potřebovat pokrývat další firemní procesy.

Rychlá implementace při plném provozu

V 90. letech se VaK Vyškov, stejně jako jiné podniky z oboru vodovodů a kanalizací, musel vypořádat s rostoucími nároky na řízení ekonomicko-obchodních procesů. Postupně vznikající požadavky nejprve řešil nákupem aplikací od několika dodavatelů. Po čase se ale objevily zásadní nedostatky, které společnost přivedly k myšlence na pořízení jednotného informačního systému.

Ve výběrovém řízení zvítězil komplexní informační systém QI, a to díky široké škále nabízených možností a flexibilitě (i v návaznosti na vize společnosti). VaK Vyškov totiž předpokládal, že bude i nadále růst a QI podpoří jeho další potřeby. Toto očekávání se potvrdilo: VaK Vyškov řešení v dalších letech rozšířil o Vodárenství, Workflow, Dopravu, Docházku, Evidenci investičních akcí, Insolvenční rejstřík, QI Shop a QI Mobile (konkrétně elektronický sběr odečtů). Prvotní implementace ekonomických modulů proběhla během 3 měsíců a za plného provozu společnosti.

Snížení zásob o 60 % a 85% úspora času při inventuře

Mezníkem pro zefektivnění skladového hospodářství bylo rozšíření konsignačních skladů společně se zavedením čárových kódů. „Tím došlo nejen ke snížení vlastních skladových zásob o 60 % (tedy o více než 2 500 000 Kč), ale i ke každodenní úspoře času zaměstnanců na výdeji materiálu. Zejména ušetří čas montéři, kteří si každý den materiál ze skladu odebírají,“ řekl ekonomický náměstek Ing. Zdeněk Procházka, LL.M. Ušetřený čas montéři využijí pro práci v terénu namísto čekání na materiál. Roční časovou úsporu lze vyjádřit částkou ve výši téměř 1 000 000 Kč.

QI s čárovými kódy zásadně pomáhá i při inventurách, kdy se časová náročnost snížila ze 135 na 20 hodin, tj. došlo ke snížení o 85 % z původního času.

Rovnoměrné fakturování, eliminace chyb i rychlejší reklamace

Práci mimo kancelář usnadňuje mobilní aplikace QI Mobile. Prostřednictvím tabletu nebo mobilního telefonu poskytuje přístup k odečtovým formulářům a dalším informacím o odběrných místech uložených v QI. V terénu zjištěné a odečtené údaje je možné zadávat přímo k jednotlivým odběrným místům a porovnávat je s předchozími odečty. Takto zadané odečty se následující den zpracovávají do daňových dokladů a odesílají odběrateli. Díky tomuto řešení se eliminují chyby lidského faktoru při přepisování i zpoždění, které by mohlo vznikat v případě o -line přenosu dat do informačního systému. Optimální vytížení zaměstnanců přináší úspory ve mzdových nákladech na 1⁄2 pracovního místa, což činí cca 200 000 Kč ročně.

Významným přínosem mobilní aplikace je rovnoměrné cash flow. Zásadním způsobem se totiž zrychlila doba mezi odečtem v terénu a okamžikem odeslání daňového dokladu. „QI Mobile nám umožňuje řešit naši agendu průběžně. Dříve docházelo k velkým časovým prodlevám mezi okamžikem zjištění hodnot a jejich zanesením do systému. Nyní faktury vystavujeme takřka okamžitě po uskutečnění odečtu. Přidanou hodnotou je podstatné urychlení procesu vyřízení případné reklamace odběratelů,“ shrnul výhody Procházka.

Elektronická archivace šetří místo a peníze

Na přání VaK Vyškov společnost Melzer vyvinula funkcionalitu, která umožňuje elektronicky stvrzovat převzetí materiálu. Na skladovou výdejku se uloží datum, čas i jméno přebírajícího a současně je odeslán e-mail nadřízenému ke schválení tohoto skladového dokladu. Využity byly RFID čipy používané zaměstnanci pro docházku v kombinaci s jednoduchými RFID čtečkami ve skladu. Po schválení se doklady netisknou a jsou k dispozici v elektronické podobě s údaji o převzetí a schválení. Společnost tak ušetří až 60 000 Kč ročně na přímých nákladech (materiál, tonery, tiskárny, mzdy). „Původně jsme ročně evidovali více než 5 500 papírových skladových výdejek. Díky převedení do elektronické formy ušetříme nejen spotřebu papíru, ale i zbytečnou administrativu. Zcela odpadly procesy spojené s ručním schvalováním. Nyní se vše děje v reálném čase prostřednictvím e-mailu, který je automaticky zasílán zodpovědnému pracovníkovi. Zásadní dopad spatřujeme také v úspoře místa a s ní spojených dalších nákladů na skartaci, která není ve výše uvedené úspoře započtena. Skladové výdejky mají ze zákona stanovenou 10letou skartační lhůtu, jejich elektronickou archivací proto QI přispívá k úspoře místa ve skladu v rozsahu 55 000 listů papíru, tj. cca 140 pořadačů,“ dodal Procházka. VaK Vyškov uchovává elektronicky i ostatní dokumenty. Jedná se o desetitisíce smluv, objednávek a faktur.

Přehled o zaměstnancích

Evidence docházky zaměstnanců je dalším z automatizovaných procesů, které QI zajišťuje. Ve VaK Vyškov je řešena prostřednictvím elektronických terminálů. Data z nich se automaticky přenáší přímo do mzdových výkazů, což výrazně urychluje zpracování celé této agendy. Vzdáleným přístupem přes QI Mobile lze pohodlně z informačního systému zjistit přítomnost či důvod nepřítomnosti zaměstnanců společnosti v daném okamžiku.

Tímto přehledem o zaměstnancích společnost získala také významné výhody v rámci operativního řízení: vedoucí pracovníci pomocí informačního systému evidují veškeré úkoly, porady, dokumenty a další nezbytnosti. S těmito údaji lze pracovat i prostřednictvím QI Mobile v chytrém zařízení. V aplikaci lze například sledovat, v jaké fázi jsou zadané úkoly. Výsledkem je iniciativní dodržování termínů ze strany zaměstnanců a směřování k cíli bez zbytečných časových prodlev. Pozitivně hodnocenou funkcionalitou je mimo jiné automatické zasílání e-mailu řešiteli nebo zadavateli projektu při změně stavu.

V péči QI i nadále

VaK Vyškov je rozhodnutý řešit své potřeby v QI i v budoucnu. „Pokud máte k dispozici informační systém s takovými možnostmi, neustále objevujete nové způsoby jeho využití,“ doplnil Procházka.

Aktuálně má společnost zájem o rozšíření modulu QI Mobile, konkrétně o schvalování dokladů prostřednictvím mobilní aplikace a elektronickou evidenci montážních výkonů u vodoměrů. V plánu je zavedení modulů Servis a údržba a QI Helpdesk, který zkvalitní zákaznický servis – klienti pohodlně přes internet nahlédnou do vlastních smluv, faktur a dalších dokladů.


Hlavní přínosy implementace QI

  • Snížení skladových zásob o 60 % (o více jak 2 500 000 Kč)
  • Roční úspora 1 000 000 Kč za ušetřený čas při skladových procesech
  • Zkrácení ročních inventarizací o 85 % oproti původnímu času
  • Eliminace chyb při přepisování údajů
  • Ušetřené náklady díky optimálnímu vytížení zaměstnanců (cca 200 000 Kč ročně)
  • Rovnoměrné cash flow
  • Zrychlení procesu vyřizování zákaznických reklamací
  • Plná automatizace při schvalování skladových výdejek – úspora až 60 000 Kč ročně
  • Ušetřené náklady a místo v archivu – až 140 pořadačů
  • Snížení administrativy při zpracování všech dokumentů
  • Lepší organizace při řízení firmy
  • Rychlé zpracování podkladů pro mzdy

Stáhnout případovou studii v PDF >>


Použité moduly