Reference

ARCHCON atelier, s. r. o.


Implementace:
12/2010 – 12/2011

Počet uživatelů:
10

„QI nám přináší přehled o našich projektech. Díky tomu vidíme, jak zakázky vycházejí z pohledu financí i kapacit. Čísla tak nemusíme nosit v hlavě. Bez QI si už práci představit neumíme.“

Ing. Irena Truhlářová a Ing. Martin Truhlář, zakladatelé společnosti ARCHCON atelier, s. r. o.

Jejich stavby uspěly v mnoha soutěžích, jednu realizovali dokonce v Mexiku. Za úspěšnou společností ARCHCON atelier, která mimo jiné zařizovala pracoviště pro Akademii věd České republiky, stojí manželé Irena a Martin Truhlářovi. Firma vznikla v roce 2009, kdy se soustředila pouze na statiku objektů. O rok později se její působnost rozšířila na navrhování nízkoenergetických a pasivních dřevostaveb, které jsou nyní v kombinaci se statikou těžištěm společnosti.

Cíle projektu

  • Zpřehlednit celkový chod firmy: provázat všechny činnosti s důrazem na navázání procesů k ekonomické agendě.
  • Usnadnit řízení zakázek: umožnit náhled na náklady, výnosy a skutečný stav projektu, podpořit plánování a řízení kapacit spolupracovníků, poskytnout přehlednou databázi realizovaných zakázek.
  • Ušetřit administrativu: zjednodušit, zrychlit a zautomatizovat nabídkovou agendu dle výkonových fází ČKAIT (Česká komora autorizovaných inženýrů a techniků činných ve výstavbě); zajistit snadnou tvorbu všech dokladů přímo z projektu.

ARCHCON atelier pravidelně vyhrává architektonické soutěže. V roce 2017 Dům s ozvěnami Karibiku a Dům s vodním světem zvítězily ve veřejném hlasování v anketě Dřevěná stavba roku 2017. Dům pod smrkem si z prestižní soutěžní přehlídky Pasivní dům 2016 odnesl ocenění veřejnosti. Za projekt úpravy náměstí v Mostě ARCHCON atelier získal 2. místo v urbanistické soutěži Cena Petra Parléře.

Implementace s revizí procesů

V roce 2009 začal ARCHCON atelier hledat cestu, jak se posunout dál. Data z Excelu přestala společnosti dostačovat. „Neměli jsme jasno ohledně fakturací. Těžko jsme získávali celkové náklady a výnosy za jednotlivé projekty, chyběl přehled o kapacitách. Chtěli jsme komplexní záznamy a propojené informace,“ vzpomíná vedoucí sekce statika Ing. Martin Truhlář. Proto bylo vypsáno výběrové řízení, ve kterém se společnost rozhodovala mezi třemi softwary. „Cítil jsem, že pole možností QI je oproti konkurenci širší. V ostatních systémech chybělo například navázání na ekonomiku. Dnes vím, že jsem se rozhodl správně,“ shrnuje Truhlář.

Implementaci, která proběhla za plného provozu, předcházela celková revize procesů, také došlo na řadu zakázkových úprav. „Vstupoval jsem do ní s představou, že systém nastavíme za jedno odpoledne. V praxi jsme ale přemýšleli nad každým detailem. Analýza a následná implementace nám pomohly ujasnit si rozvržení a fungování našich procesů. Společnost AQIN, která systém zaváděla, nám vždy vyšla vstříc,“ popisuje Truhlář.

20% časová úspora při tvorbě nabídek

QI po implementaci v ARCHCON atelieru zefektivňuje řízení obchodních případů pro architekty i statiky již od nabídkové fáze. „Tvorba nabídek v našem oboru není jednoduchá – každá obsahuje široké spektrum informací, velkou roli hraje také řízení subdodávek. Proto máme v QI k dispozici automatizaci procesů této agendy. Systém spočítá časovou náročnost a vygeneruje strukturu budoucího projektu včetně atributů. Větvené zakázky byly v Excelu k neuhlídání, s QI  máme celou sadu pohromadě v jednom okně. Pokud vše shrnu, z tohoto pohledu jsme ušetřili 20 % oproti původnímu času,“ říká vedoucí sekce architektura Ing. Irena Truhlářová.

Legislativa pod kontrolou

QI pomáhá s řízením samotných projektů včetně inženýringu, subdodávek a kooperace s dalšími subjekty (ke každé akci přiřazuje dotčené subjekty a kontakty na konkrétní úřady i energetické společnosti; automaticky připojuje veškerou komunikaci mezi subjektem a akcí). Samotné členění zakázek v QI je v souladu s výkonovými fázemi ČKAIT a stavebního zákona. Dle aktuální legislativy může každý projekt obsahovat až sedm stupňů (od dokumentace pro stavební povolení přes prováděcí projekt až po výrobní dokumentaci). Na každou tuto část je v QI veden samostatný projekt, což zpřehledňuje průběh celého obchodního případu. „Jsme jedineční v tom, že v každé zakázce jdeme do hloubky. Zákazníkům nabízíme full servis – řešíme například administrativu i rozpočet celé stavby. Zřejmě jsme jediní ve střední Evropě,“ doplňuje Truhlář.

Všechny procesy řízené v QI se nakonec sbíhají v účetnictví. „Zaměstnáváme externí účetní. V časech, kdy pracovala v odděleném systému, jsem od ní musel každou informaci zjišťovat. Nyní na jedno kliknutí vidím, zda je faktura zaplacená, a mohu se dle toho zařídit. Vyhovuje mi také možnost nastavení různých variant přístupových práv. Uživatel vidí své odpracované hodiny, k nim vázané finance si už ale nezobrazí,“ upřesňuje Truhlář. Napojení na účetnictví a ekonomiku přináší i další výhody: přímo z projektu lze z objednávky vytvořit fakturu v požadovaném členění i další související doklady. 

Podpora pro celou firmu

V konečném důsledku QI zjednodušuje řízení celé firmy. „Všechny informace mám v jednom softwaru, díky tomu neztrácím přehled, ihned vidím skutečný stav každého projektu na jednom formuláři. Mohu tak reálná data porovnávat s původním plánem a nemusím informace pracně hledat po tabulkách. Urychlilo mi to práci,“ dodává Truhlář. QI také umožňuje efektivně řídit tým z pohledu kapacit i efektivity a automaticky vyhodnocuje výnosnost jednotlivých zakázek.

QI pomáhá při běžném chodu firmy, třeba upozorněním na riziko insolvence zákazníka díky napojení na databázi nespolehlivých plátců. „Dále mi vyhovuje, že výstupy z QI vypadají profesionálně a v průběhu let je nebylo potřeba měnit, například jde o dokumentaci k projektu nebo nabídce. Působí to dobře, zákazníci nás vnímají jako pevně usazenou firmu,“ říká Truhlářová a zároveň jako další výhodu vyzdvihuje konstantní uživatelské rozhraní.


Hlavní přínosy implementace QI

  • Možnost řízení projektů a okamžitý přehled o jejich skutečném stavu
  • 20% úspora času při tvorbě nabídek
  • Zpřehlednění řízení zakázek
  • Vedení projektů v souladu s aktuální legislativou
  • Sjednocené a profesionální výstupy ze systému
  • Informace o fakturaci na jedno kliknutí
  • Segmentace informací dle přístupových práv
  • Snadná tvorba dokladů v rámci konkrétního projektu

Stáhnout případovou studii v PDF >>


Použité moduly