Historicky více než 700 000 prodejů a přes 200 obchodních zastoupení v šesti evropských státech dělá ze společnosti ADLO předního slovenského výrobce bezpečnostních dveří.

Cíle projektu:

Implementací k smysluplnému projektovému celku

Stále aktuálnější potřeba automatizace procesů a dosažení ještě komplexnějšího prozákaznického přístupu dovedly ADLO k přehodnocení dosavadního IT zázemí. „Chtěli jsme jít s trhem, což by nebylo možné bez nového systému, a tak došlo na výběrové řízení,“ vzpomíná vedoucí IT oddělení Peter Posvanc.

Sítem pro pět přihlášených kandidátů se staly referenční návštěvy u jejich stávajících zákazníků. „Na vlastní oči vidíte, jak systém funguje. Lépe vycítíte, co je dobré, a co nikoli. Rozhodování nad umělými syntetickými daty nám nedávalo smysl,“ říká Posvanc a shrnuje další požadavky, „nové řešení mělo pokrýt všechny procesy od zákaznické objednávky až po expedici a umožnit sledovat stav výroby on-line. V neposlední řadě jsme dychtivě vyhlíželi zavedení konfigurátoru výrobků, který do té doby v našem řešení úplně chyběl. Toto ale za podmínky, že zásah do personálních i materiálních kapacit bude co nejmenší. QI výše řečené bezezbytku splnilo a ve výběrovém řízení zvítězilo.“

Zavedení systému implementační partner i zástupci za ADLO naplánovali velmi důsledně, což dokládá fakt, že kvůli implementaci výroba nemusela stát ani jeden den. Zřejmě nejsložitějším momentem tedy bylo přesvědčit zaměstnance o výhodách změn pracovních postupů. „Uživatele jsme seznámili s terminologií a situace se zlepšila. Takže pokud zavádění QI hodnotím z globálního pohledu, rád zdůrazním, že procesy se povedlo nastavit do smysluplného celku. Rozhodně převažují pozitiva, za což děkujeme týmu implementátora,“ chválí Posvanc.

Plynuleji s Konfigurátorem

Středobodem řešení a jeho tmelicím prvkem je funkcionalita Konfigurátor výrobků. „Vždy se přizpůsobujeme přání zákazníka. Proto jsou každé dveře de facto originál vyrobený pro konkrétní účel. Široké možnosti produktů demonstruje cca 395 000 dostupných návazností, obvykle jde o barvu, rozměr, typ materiálu či doplnění vhodného příslušenství. Pro představu i jednodušší dveře mají 30 až 35 konfiguračních parametrů. Některé jsou mezi sebou kompatibilní, jiné nikoli. Zapojení Konfigurátoru, který návaznosti automaticky kontroluje, hodnotíme jako naprosto stěžejní,“ říká vedoucí.

Klíčovým přínosem funkcionality je dostupnost ověřených informací o produktu po celý životní cyklus zakázky. Vše začíná objednávkou, kdy obchodní manažer při rozhovoru se zákazníkem zadává specifikaci do QI. „Konfigurátorem jsme potřebovali zabezpečit, aby byla výrobě předána zakázka, kterou lze reálně vytvořit. Kompatibilitu částí a vlastností výrobku obchodník při objednávce ověřuje v QI. Rovnou tedy se zákazníkem konzultuje, co je možné. Předtím jsme situaci řešili spíš pocitově z hlavy a čekalo se, zda výroba zakázku vůbec zpracuje. Pochopitelně nás to stálo hodně komunikace, vysvětlování a řešení. Nyní výrazně šetříme čas a děláme méně chyb,“ porovnává Posvanc.

Data z objednávky včetně místa určení produktu rovnou vstupují do výroby, kde se propíší do dokumentace. Zaměstnanec jedním tlačítkem zpracuje výrobní list i příkaz, následně expediční list. Postupy i operace samotné jsou díky tomu přesně naplánované. „Původně vše probíhalo manuálně, což bylo neúnosné. Samotná příprava výrobních podkladů je nyní znatelně kratší. Zabere dvě minuty na jednu zakázku. Dříve jsme jen na tuto agendu zaměstnávali jeden celý úvazek,“ vypočítává vedoucí.

Usnadnění výroby i lepší zastupitelnost

Nyní ADLO prostřednictvím Konfigurátoru vyrábí až 90 % zakázek. Veškeré postupy, které se pro jejich vyhotovení používají, jsou obsáhnuty v systému a mohou být použity opakovaně. Zbývajících 10 % připadá na atypické výrobky s natolik ojedinělými požadavky, že se je nevyplatí automatizovat a pronášet do standardizovaných postupů. Přímým důsledkem této výroby je ale větší spotřeba času a možné odchylky v objednávce. Přínos Konfigurátoru spočívá v tom, že před zavedením QI bylo jako atypický produkt vnímáno 60 % zakázek. Automatizované řešení však usnadnilo výrobu i její přípravu natolik, že dle zavedených postupů lze zpracovat zmiňovaných 90 %.

Význam Konfigurátoru dokládá událost z doby implementace, kdy řešení chyběl krůček k dokončení. „Příprava ještě nebyla zcela automatizovaná, proto výrobní listy uměl zpracovávat pouze dispečer výroby. Ten ale ze dne na den onemocněl. Produkci jsme kvůli této skutečnosti museli na dva dny zastavit, což, jak již bylo zmíněno, nebylo nutné ani kvůli implementaci. Pak přišla zpráva, že dispečera čeká operace. V tuto chvíli jsme v QI zkusili využít již fungující agendu objednávek a výrobních listů. A protože automatizované procesy nejsou tak náročné pro zpracování, zvládli jsme výrobu rozjet i bez klíčového pracovníka. Tato vzpomínka krásně ilustruje, jak důležité je pro nás QI z hlediska zastupitelnosti,“ oceňuje Posvanc.     

Dobře informované prodejny

Dalším očekávaným momentem bylo zapojení komplexního sběru informací přes čárové kódy, což se před QI sice dělo, ale pouze v omezené míře. Nyní produkt od začátku výroby doprovází štítek s čárovým a QR kódem, který pracovníci při každé operaci skenují. Data se přenášejí do systému přímo pod konkrétní zakázku. ADLO tak získává zpětnou vazbu nejen ohledně odvádění práce, ale i o tom, v jakém stavu výrobek je, a to v reálném čase. „Čtečkou denně vykážeme 300 až 400 operací, proto jsme správně odhadli, že nasazovat off-line řešení by nemělo smysl. Rovněž se zkrátila doba přípravy. Před QI výroba štítku zabrala cca hodinu, nyní je to 10 sekund a v rámci dnešku odpovídajícímu standardu. Dnes bychom některé věci při původní metodě již ani nezvládli zpracovat,“ říká vedoucí.

Díky on-line dostupným informacím z výroby získávají přehled i prodejny, na které byly zakázky objednány. „Mají pod dohledem průběh výroby, balení i nakládku. Navíc vědí, jaký typ k nim míří, a předem zhodnotí, zda je extrémně těžký nebo rozměrově či jinak atypický. Dle potřeby pak mohou povolat více personálu, což je důležité z hlediska bezproblémové manipulace,“ vysvětluje vedoucí. Důležitou roli hraje i to, že přenos informací kódy zmenšil chybovost. Od zadání objednávky se totiž napříč veškerými procesy a dokumenty pronášejí totožné údaje.

Jak již bylo zmíněno, ADLO má široké obchodní zastoupení, a to hned v šesti evropských státech. Data za všechny pobočky se centralizují v systému. Informačně propojený celek, který díky QI vznikl, přinesl mimo jiné přehlednější výchozí stav pro ekonomické výsledky. „Údaje máme na jedné kupě. Dokážeme efektivněji vyhodnocovat činnost středisek, vidíme výdaje: kolik šlo na obchod, lidské zdroje nebo do výroby. Můžeme i lépe porovnávat jednotlivá období,“ popisuje Posvanc.

Dvojnásobná agenda se stejným stavem zaměstnanců 

V konečném důsledku zavedení QI změnilo styl práce celé společnosti, a tím zvýšilo efektivitu. „Jinak pracujeme s objednávkami, jinak třeba při vystavování zálohových listů. Proto jsme si mohli dovolit vybrané agendy rozšířit. Více se věnujeme třeba ekonomickému vyhodnocení, kde uděláme zhruba dvaapůlkrát víc práce. Pamatuji si, že informaci, kterou jsme kdysi dohledávali třeba hodinu, nyní získáme za jednu minutu, navíc se dostaneme ke kvalitnějším a podrobnějším zjištěním,“ porovnává vedoucí.

Prostor vzniklý po změně stylu práce přišel vhod ve chvíli, kdy se zvýšil počet zakázek, a to až dvojnásobně nad původní stav. „Pokud bychom toto odbavovali bez QI, jen obchod by musel přibrat nejméně pět dalších kolegů. Agendy i zákazníků tedy dvojnásobně přibylo, paradoxně ale situaci zvládáme ve stejném počtu lidí,“ vyhodnocuje Posvanc a dodává, „kdybychom měli zastaralé procesy, rozhodně bychom museli navýšit počet zaměstnanců.“ 

Klíčové přínosy QI:

Rychlejší příprava výrobních podkladů s úsporou jednoho celého úvazku 

Zmenšení objemu atypických výrobků o 50 % 

Příprava štítku za 10 sekund namísto jedné hodiny 

Dohledání konkrétní informace k vyhodnocení zkráceno o 59 minut

Dvojnásobné zvýšení počtu zákazníků a související agendy při stejném stavu zaměstnanců