… za šťastným koncom IT projektov
29.2.2016 · Inšpirácie
Od prvotnej myšlienky na nový ERP systém až po jeho plné nasadenie treba prejsť dlhý kus cesty. Odysea začína vstupnou analýzou potrieb zákazníka, pokračuje návrhom konceptu riešenia, implementáciou softvéru a uzatvára ju následná technická podpora systému.
Aj kvôli tejto členitej genéze si niektoré zložitejšie IT projekty vyslúžili prívlastok „nikdy nekončiace“. Ako dosiahnuť to, aby spolupráca na implementácii systému udržala ťah na bránku a prípadné zmeny neviedli k rozpadu projektu?
Mnoho dodávateľov to z praxe dôverne pozná: zákazník upresňuje a dopĺňa zadanie, termín dokončenia sa posúva, nervozita na oboch stranách narastá. Pritom sa ERP systém dá nasadzovať aj bez stresu a nečakaných prekvapení. Treba ale rešpektovať niekoľko zásadných faktorov.
Jedno je isté, bez spracovania vstupnej analýzy sa obvykle nedá dopredu vystihnúť, aká je predpokladaná časová náročnosť pri implementácii ERP. Čo odbor, to iné špecifikum. Napríklad v strojárenstve firmy momentálne kladú veľký dôraz na pokročilé plánovanie výroby a kontrolu akosti. Vo vodárenstve je zase dôležitá perfektná znalosť odboru a legislatívy. Naviac musíme brať do úvahy, že každá implementácia je úplne originálna. Rozhoduje nielen veľkosť firmy, ale aj množstvo procesov, ktoré daná spoločnosť využíva. Aj z tohto dôvodu je detailné spracovanie vstupnej analýzy najzásadnejším krokom, ktorý podporí implementáciu a následnú prevádzku systému.
Tiež neplatí často zaužívané, že je možné implementovať iba v stabilnom prostredí. Naopak. Pri zavádzaní systému je žiadúce vykonať aj v prosperujúcej firme revíziu procesov. Pokiaľ sa táto príležitosť nevyužije a s príchodom nového softvéru sa zakonzervuje existujúci (častokrát nevyhovujúci) stav, nemusí sa nikdy vrátiť investícia do novej technológie. Nehovoriac o tom, že neefektívne procesy môžu brzdiť samotnú implementáciu.
Vzhľadom na to, že implementácia informačného systému je rozsiahla zmena zasahujúca do fungovania celej firmy, je potrebné riadiť ju projektovo. Dôležitá je spolupráca projektových manažérov oboch zúčastnených strán. V neposlednom rade je potrebné dodržiavať plán projektu. Primárne sa používa na zaznamenanie predpokladov, rozhodnutí, harmonogramu, rozsahu, a ceny.
Podstatné je aj zastúpenie v implementačnom tíme. Práce by mali prebiehať v skupinách zmiešaných z oboch zúčastnených subjektov. Ideálne by bolo, aby sa tím skladal z konzultantov zodpovedných za jednotlivé oblasti, systémového architekta, ktorý má prehľad nad celým riešením a je schopný zladiť jednotlivé procesy do funkčného celku, a samozrejme projektových manažérov. Tí by mali mať aktuálny aj absolútny prehľad o stave implementácie a kapacitách členov projektového tímu. Okrem iného musia vedieť, do akého štádia postúpili pracovníci s úlohami. Výsledkom takého prehľadu je iniciatívne dodržiavanie termínov zo strany zamestnancov a smerovanie projektu k cieľu bez zbytočných časových sklzov. Veľkou výhodou je, pokiaľ do implementácie zasahuje zamestnanec, ktorý má prehľad o celej firme a pozná väzby medzi jednotlivými procesmi.
Aby bolo možné načas dokončiť projekt, treba poznať aktuálny stav všetkých súvisiacich činností. Osvedčili sa napríklad pravidelné projektové dni. Na týchto schôdzkach by sa mali rozobrať nielen očakávané, ale aj tušené zmeny. V tejto nadväznosti treba potom znova preplánovať hierarchiu úloh.
Implementáciou ale starostlivosť o zákazníka rozhodne nekončí. Je logické, že progresívne firmy potrebujú systém, ktorý dokáže operatívne reagovať na (nielen legislatívne) premeny aj výzvy trhu a zákaznícke požiadavky. Z tohto pohľadu možno vlastne povedať, že IT projekty sú skutočne nikdy nekončiace. Dodávatelia softvéru sa úplne bežne aj po implementácii stretávajú s požiadavkami na rozšírenie funkčností. Môžeme ich rozdeliť do dvoch skupín: jednak ide o dopyt na doplnenie všeobecnej funkčnosti, jednak o požiadavku na špecifickú funkčnosť vyplývajúcu z individuality daného zákazníka. Pre oba prípady je výhodné využívať systém, ktorý sa skladá z modulov. Z takého softvéru si potom zákazník vyberá iba to, čo skutočne využije. Doplnenie novej všeobecnej funkčnosti sa jednoducho rieši rozšírením aktivačného kľúča, ktorý požadovanú službu takmer okamžite sprístupní. Pre zákazníka je výhodné, ak ERP systém disponuje vstavaným vývojovým nástrojom. Potom nie je problém vytvoriť špecifickú funkčnosť, ktorá nie je zahrnutá v bežne dodávaných obchodných jednotkách.